Vaga para Assistente Administrativo

Vaga para Assistente Administrativo
Vaga para Assistente Administrativo

13 Julho, 2020

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A CARE Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional procura contratar um (a) Assistente Administrativo, dinâmico (a) e experiente, baseado em Nacala.

Responsabilidades

A responsabilidade geral do(a) Assistente Administrativo é de apoiar o Gestor Administrativo, Gestor de Projecto e Coordenador do Sub-Escritório a garantir que o funcionamento diário da administração do escritório principal é feita de uma forma eficiente e com eficácia de custos. O/A titular do cargo irá prestar apoio e responder em matérias relacionadas com a administração, e lidar com clientes quando solicitado.

Ela/ele é também responsável pela manutenção e supervisão do sistema de ficheiros do sub-escritório, garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos os momentos, gerir fundos para pequenas despesas do sub-escritório, manter o inventário tanto manual como electrónico do escritório, e apoiar o Administrador nas aquisições.

Responsabilidade. No: 1

  • Gerir as propriedades da CARE incluindo os escritórios, residências e respectivo equipamento;
  • Assegurar que todo o equipamento da CARE (ar-condicionado, fotocopiadoras, extintores de incêndios, geradores, aparelhos eléctricos, etc.) seja salvaguardado e mantido devidamente através de contratos regulares de manutenção, conforme apropriado;
  • Agir como elo de ligação com a agência de segurança e resolver assuntos que surjam nesta área;
  • Aconselhar as Finanças em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o aluguer e manutenção de equipamento para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
  • Apoiar o pessoal expatriado na procura de alojamento adequado de acordo com a política da CARE e apoiar na fixação;
  • Participar na negociação dos contratos de casas.

Responsabilidade. No: 2. Gestão de Aquisições

  • Tratar dos processos de aquisições locais e internacionais para assegurar um fornecimento atempado de bens e serviços (incluindo serviços de consultoria) de acordo com as políticas de compras e normas de qualidade de serviços;
  • Lançar concursos e preparar Resumos de Avaliação de Propostas;
  • Inspeccionar as mercadorias recebidas para garantir sua qualidade e quantidade e aprovação;
  • Aprovar a entrega dos artigos no armazém através da guia de mercadorias interna;
  • Fazer o acompanhamento do pagamento de bens e serviços e contas, e aconselhar o Contabilista em relação aos termos e condições de contratos relacionados com o fornecimento de bens e serviços para garantir que os pagamentos sejam feitos conforme acordado;
  • Apoiar o Oficial Administrativo na administração de formação ao pessoal sobre as políticas de aquisições;
  • Executar tarefas delegadas para cobrir as mesmas áreas de responsabilidade do oficial de Procurement, embora sem nenhuma negociação com os vendedores ou aprovação do acordo de compras;
  • Rever encomendas activas para determinar a situação de entrega;
  • Fazer o acompanhamento dos vendedores para assegurar pronta entrega;
  • Comunicar com o pessoal no concernente ao avanço da entrega;
  • Guardar ficheiros para o registo da entrada de facturas;
  • Processar pedidos de isenção de (ou reembolsos) de direitos aduaneiros;
  • Desempenhar funções delegadas de oficial de Procurement conforme necessário;
  • Arquivar diariamente a documentação relacionada com cada processo de Aquisições;

Responsabilidade. No: 3. Manter o inventário do escritório tanto manual como electrónico

  • Manter cópias tanto manuais como electrónicos dos ficheiros do inventário;
  • Actualizar o inventário regularmente;
  • Garantir que os números de identificação da CARE estão afixados em todos os artigos do inventário;
  • Garantir, autorizar e manter o registo de todos os movimentos dos artigos do inventário dentro e fora do sub-escritório, e informar Acra sobre quaisquer mudanças para a atualização do registo central do inventário;
  • Fazer o acompanhamento dos movimentos do equipamento para e do escritório;
  • Abrir arquivos e guardar todas as guias de mercadorias;
  • Garantir a realização de pelo menos uma contagem manual por ano e elaborar relatório.

Responsabilidade.

  • Garantir a existência de aprovisionamentos de escritório em todos momentos;
  • Manter um sistema mínimo e máximo de controlo de estoques de todos os aprovisionamentos;
  • Garantir que os níveis dos aprovisionamentos do escritório são mantidos através da encomenda dos aprovisionamentos necessárias conforme adequado de acordo com os procedimentos da CARE;
  • Garantir a entrega de bens adquiridos;
  • Gerir o armazém do sub-escritório com livros apropriados de registo de estoques.

Responsabilidade. No: 5 Gerir fundos para pequenas despesas

  • Organizar as despesas com fundos para pequenas despesas seguindo a política de fundos para pequenas despesas da CARE Moçambique;
  • Procurar a necessária aprovação dos superiores conforme a política respectiva;
  • Contabilidade as despesas com fundos para pequenas despesas numa periodicidade semanal, com a conta a ser assinada pelo Gestor do Projecto ou por uma autoridade indicada;
  • Fazer o lançamento diário das despesas no computador, no programa para fundos para pequenas despesas;
  • Tomar as medidas necessárias para abastecer os fundos para pequenas despesas quando dois-terços do dinheiro tiver sido gasto.

Responsabilidade. No: 6. Gestão dos cupões de combustível

  • Guardar de forma segura os cupões de combustível e assegurar sua disponibilidade em todos os momentos para permitir o abastecimento dos veículos durante as horas de trabalho;
  • Emitir cupões de combustível e assegurar que estes sejam registados no livro de registos do veículo;

Requisitos

  • Ensino Médio concluído;
  • Três (3) anos de experiência em Administração;
  • Conhecimento intermédio de procedimentos administrativos relacionados com alfândegas e importações;
  • Conhecimento intermédio da Gestão de Estoques;
  • Conhecimento intermédio de procurement e procedimentos de compras;
  • Habilidades intermédias em informática;
  • Conhecimento intermédio do Inglês;
  • Ser residente em Nacala.

Como se candidatar

Os interessados poderao enviar os documentos de candidatura para Mozrecrutamentos@care.org ate no dia 18 de Julho de 2020

DISCRICAO
VAGAS NÃO SE PAGA

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